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Comment gérer le processus des comptes fournisseurs ?

Comment gérer le processus des comptes fournisseurs ?

Le traitement des comptes fournisseurs fait partie du cycle comptable. En tant que propriétaire de petite entreprise, vous devrez prêter attention au cycle des comptes fournisseurs et apprendre le flux de processus des comptes fournisseurs.

Si vous êtes une très petite entreprise, il est probable que vous puissiez payer vos factures dès que vous les recevrez. Cependant, si vous avez plusieurs factures à payer, vous les ajouterez probablement aux comptes fournisseurs à payer à une date ultérieure.

Quels sont les comptes fournisseurs ?

Les comptes créditeurs font référence à ce que vous devez pour les articles achetés à crédit. Chaque fois que vous achetez des biens ou des services, le montant que vous devez pour ces biens et services est ajouté au solde de vos comptes créditeurs.

Étant donné que tous ces articles ou services ont été achetés à crédit, le montant étant dû et payable dans un délai précis, des frais de retard ou une pénalité peuvent être imposés si le montant n’est pas payé dans le délai convenu.

Les comptes fournisseurs sont un compte de passif, donc si vous utilisez la comptabilité en partie double, toute augmentation de ce compte serait comptabilisée comme un crédit, avec un débit correspondant effectué sur un compte de dépenses.

Comptes fournisseurs et comptes clients : quelle est la différence ?

Les comptes fournisseurs et les comptes clients sont des éléments essentiels du processus comptable. Les comptes créditeurs, comme expliqué ci-dessus, sont ce qui est dû aux fournisseurs ou aux prestataires de services pour les produits reçus ou les services rendus. Les comptes créditeurs sont considérés comme des passifs, car c’est de l’argent qui est dû.

D’autre part, les comptes débiteurs (A/R) sont de l’argent qui vous est dû pour des biens ou des services que vous avez fournis à vos clients à crédit. Les soldes des comptes débiteurs sont considérés comme un actif, car ce nombre indique combien d’argent vos clients vous doivent. Connaître ce nombre entre en jeu lorsque vous explorez des informations commerciales plus approfondies en calculant le chiffre d’affaires de vos comptes clients.

Comment fonctionne le processus des comptes fournisseurs ?

La bonne procédure de comptabilité fournisseurs commence par un bon plan comptable, qui vous permet de comptabiliser vos dépenses sur le bon compte. Le processus est terminé lorsque vous émettez un chèque ou un paiement électronique au vendeur pour le montant dû au plus tard à la date d’échéance indiquée.

Si vous avez l’habitude de gérer vos propres factures personnelles, vous ne devriez avoir aucun problème à passer au processus des comptes fournisseurs. Cependant, il y a certaines choses que vous devez faire pour préparer et traiter correctement les comptes créditeurs.

Créez votre plan comptable

La création d’un plan comptable qui fonctionne avec votre entreprise est l’une des choses les plus importantes que vous devez faire avant de commencer à traiter les comptes fournisseurs. Votre plan comptable est l’endroit où toutes vos transactions comptables résident, et les comptes fournisseurs ne font pas exception.

La configuration des détails du fournisseur

Si vous venez de démarrer votre entreprise, vous devrez probablement configurer vos fournisseurs. Que vous suiviez les transactions comptables à l’aide d’un tableur ou d’un logiciel de comptabilité, vous devrez enregistrer les détails du fournisseur.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous pouvez configurer les détails du fournisseur directement dans l’application, y compris les conditions de comptabilité ou de paiement fournies par le fournisseur. Ces conditions comptables indiquent combien de temps le vendeur ou le fournisseur vous donne pour payer votre facture.

L’examen et saisie des détails de la facture

Une fois que vous recevez une facture d’un vendeur ou d’un fournisseur, vous ou votre commis comptable devez vérifier l’exactitude de la facture.

Si une facture concerne des produits commandés, assurez-vous de vérifier que les produits indiqués sur la facture ont tous été reçus. Si la facture concerne des services rendus, assurez-vous que les services ont été fournis comme décrit sur la facture. Il est important de terminer ce processus pour toute facture reçue.

Une fois cette opération terminée, vous pouvez commencer le processus de saisie des informations de facturation, soit dans vos comptes de grand livre, soit dans votre application logicielle. Si vous saisissez généralement tous les comptes fournisseurs de votre entreprise, vous pouvez approuver les factures au fur et à mesure que vous les examinez.

Cependant, si vous employez un commis comptable comme le comptable Ixelles, vous devrez fournir à cette personne des directives générales sur l’approbation des factures, ainsi qu’une limite en euros que le commis peut approuver lui-même.

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